Importar Contatos em Lote
A importação traz contatos de outra fonte para o Chat C&M — nome, e-mail, telefone, etiquetas e campos personalizados. É a operação que mexe em mais registros de uma vez na plataforma inteira, e por isso vale ler as duas primeiras seções antes de subir qualquer arquivo.
01 Preparar o arquivo
Pré-requisito: perfil de Administrador. Nenhum outro perfil importa contatos.
Regras da origem:
- formatos aceitos: planilha Google, Excel, CSV separado por ponto e vírgula, ou vCard;
- no máximo 5.000 linhas por importação — para bases maiores, divida em vários arquivos;
- cada tipo de dado em uma coluna. Nome numa, telefone em outra, e assim por diante;
- várias etiquetas para o mesmo contato vão na mesma célula, separadas por vírgula;
- apague as linhas e colunas que não serão importadas, inclusive as vazias.
Mantenha as colunas Telefone e Instagram. É por elas que o Chat C&M reconhece quem já está na base — o que faz a importação atualizar o cadastro existente em vez de criar um segundo. O detalhe está em Cadastrar Contato.
02 O que a importação pode apagar
Duas coisas mudam registros que não estão no seu arquivo. Nenhuma das duas é evidente na hora.
As etiquetas da planilha substituem as do contato. Não é soma: o que vier na coluna Etiquetas passa a ser a lista completa daquele contato, e tudo o que estava lá antes se perde. Se a planilha traz só “CLIENTE” e o contato já tinha “CLIENTE, VIP, INADIMPLENTE”, ele fica só com “CLIENTE”. Para preservar, a planilha precisa trazer todas as etiquetas de cada contato.
“Arquivar contatos que não existem nesta planilha” mexe na base inteira. Marcada, essa opção arquiva todos os contatos da conta que não estiverem no arquivo. Numa planilha de 200 contatos subida contra uma base de 5.000, isso significa 4.800 arquivados de uma vez. Só marque quando o arquivo for, de fato, a base inteira.
Do lado positivo, etiquetas que aparecem na planilha e ainda não existem na conta podem ser criadas automaticamente — depende da chave descrita na seção 05. Com ela ligada, não é preciso cadastrá-las antes; vale conferir a grafia, porque um erro de digitação vira etiqueta nova. A gestão delas está em Gerenciar Etiquetas.
03 Escolher a fonte
Em CRM > Contatos, clique em Importar contatos. A janela conduz por etapas numeradas: escolha o formato, mapeamento, conflitos e importação. Escolhendo Copiar/Colar, entra uma etapa a mais — preencha a planilha — entre a primeira e o mapeamento. Dá para voltar às anteriores enquanto o processo não terminou.
Comece escolhendo de onde vêm os dados:
| Opção | Como funciona |
|---|---|
| Copiar/Colar | Abre uma planilha do Google Sheets em outra aba, já com as colunas prontas. Cole os dados ali, volte à plataforma e inicie a importação. |
| Arquivo Excel | Selecione a planilha em .xlsx. |
| Arquivo CSV | Texto com os dados separados por ponto e vírgula. |
| Arquivo vCard | Formato de exportação de contatos do Gmail e do iPhone. |
Baixe a planilha modelo antes de montar a sua. Nessa mesma tela há dois links — planilha modelo de Excel e arquivo modelo em .csv — com um exemplo pronto da organização esperada. Partir do modelo evita a maior parte dos erros de coluna e poupa uma rodada de correção.
A planilha do Copiar/Colar já vem com Nome, Telefone, Email, Instagram, Etiquetas, Notas Internas e Carteira. Dá para remover as que não interessam e acrescentar outras, como data de nascimento. A coluna Carteira só aparece se a carteirização estiver habilitada na conta.
04 Mapear as colunas
Cada coluna do arquivo precisa apontar para um campo da plataforma. A tela mostra, à esquerda, uma prévia com os dados do primeiro contato — é a forma de conferir se a coluna certa está indo para o lugar certo. À direita, o campo de destino.
Quando os nomes coincidem, o Chat C&M sugere o destino sozinho. A lista de destinos separa Não importar dos campos padrões (Nome, Telefone, Email, Instagram e os demais). Colunas que não devem entrar precisam ser marcadas como Não importar.
05 Resolver conflitos
A etapa de conflitos abre com dois contadores: quantos contatos foram encontrados no arquivo e quantos conflitos existem contra a base. Em seguida, duas estratégias:
- Resolver conflitos manualmente — cada caso é exibido e você decide um a um;
- Utilizar a planilha como referência — os dados existentes são atualizados conforme o arquivo, substituindo o que havia e completando o que faltava.
Na resolução manual, as decisões possíveis para cada contato são:
| Decisão | O que acontece |
|---|---|
| Substituir | Os dados da planilha sobrescrevem os que estavam cadastrados. |
| Combinar | As informações se somam, preservando o que já existia. |
| Ignorar | O dado novo é descartado e o cadastro continua como está. |
Ainda nessa etapa ficam duas chaves. Arquivar contatos que não existem nesta planilha informa quantos contatos da base ficaram de fora do arquivo e pergunta se devem ser mantidos ou arquivados. E Novos valores encontrados para etiquetas e campos complementares controla a criação automática: ligada, valores inéditos viram etiquetas e conteúdo de campos; desligada, esses valores são ignorados e os campos ficam vazios nos contatos.
06 Validar e conferir
Antes de executar, o Chat C&M envia um código de validação para o e-mail e o WhatsApp do usuário logado. Digite o código para liberar a importação — é a mesma tela usada na exclusão de etiquetas, ilustrada em Gerenciar Etiquetas.
Concluída a importação, feche a janela de confirmação. Se der erro, a plataforma aponta onde está o problema: corrija a origem e repita.
O código de segurança existe porque a importação é irreversível. Não há botão de desfazer nem histórico para restaurar a base ao estado anterior — a única proteção real é conferir a planilha antes de subir.
