Cadastrar Contato
O contato é o cadastro de uma pessoa na base. É nele que ficam presos o histórico de conversas, as etiquetas, a carteira, as sequências e os campos personalizados — toda mensagem que chega é associada a um contato.
01 Como a plataforma reconhece um contato
Nenhum campo do cadastro é obrigatório. Mas dois deles são chave: o telefone e o usuário do Instagram. Nenhum dos dois pode se repetir na base — não existem dois contatos com o mesmo número nem com o mesmo perfil.
Por isso importar alguém que já existe não duplica o registro: atualiza o que estava lá. É o comportamento desejado na maior parte dos casos, mas convém saber dele antes de subir uma planilha — dados em branco na importação podem sobrescrever informação boa já cadastrada.
Pré-requisito: acesso à conta. Cadastrar contato não exige perfil de Administrador — criar campos personalizados e exportar a base, sim.
02 Cadastrar
No menu superior, CRM > Contatos.
O botão fica na lateral direita. Abre a janela de preenchimento.
A janela Novo contato traz Nome, E-mail, DDI e Número em campos separados, Instagram e um bloco recolhido de Notas internas. Cada campo de texto mostra o contador de caracteres. Preencha o que fizer sentido e clique em Salvar.
As etiquetas não estão nessa janela: elas são aplicadas depois, pelo painel do contato.
03 Campos personalizados
Além dos campos nativos — Nome, Telefone, E-mail, Instagram, Etiquetas, Carteirização, Sequências e Notas Internas — dá para criar os seus, com o que só a sua operação registra.
Pré-requisito: perfil de Administrador. Algumas funcionalidades também dependem do plano contratado.
Criar
Abra qualquer contato e role até o fim do painel: os campos personalizados que já existem aparecem ali, agrupados. Clique em Adicionar/Alterar campos personalizados.
Abre a janela Edição de campos personalizados, com todos os campos da conta. Cada um tem um lápis para editar e uma alça à esquerda para arrastar e reordenar. Desça até Adicionar um novo campo.
Dê um nome ao campo e escolha o tipo de informação que ele vai guardar:
- Texto curto — uma linha, para dados como código de cliente ou apelido;
- Texto longo — várias linhas, para observações;
- Número inteiro — quantidades;
- Número decimal — valores com casas decimais;
- Lista de opções — escolha única entre alternativas fixas;
- Multiseleção — mais de uma alternativa ao mesmo tempo.
Clique em Salvar na janela do campo e, depois, em Salvar alterações para gravar tudo — Descartar alterações desfaz o que foi mexido. O campo passa a existir no cadastro de todos os contatos.
Editar e excluir
Na mesma janela, clique no lápis ao lado do campo que quer mudar. A aba que abre permite alterar e também excluir o campo. O link Ver dados para integração, no topo, mostra os identificadores técnicos dos campos — necessários para quem conecta o Chat C&M a outro sistema.
Criar e excluir campo afeta a base inteira. Você está numa tela de contato, mas a alteração não é daquele contato: excluir um campo apaga o conteúdo dele em todos os cadastros de uma vez.
Duas boas práticas: use agrupamento para juntar campos do mesmo assunto — um grupo “Endereço” reunindo logradouro, número, complemento, cidade e estado deixa o painel legível. E não crie campo personalizado para telefone: a plataforma já tem a variável Telefone, e duplicar essa informação quebra a identificação do contato. Não há limite de campos.
04 Exportar a base
Pré-requisito: perfil de Administrador. Para os demais perfis, Exportar contatos e Importar contatos aparecem desabilitados, com o aviso de que a funcionalidade é exclusiva do administrador.
O filtro da tela vai junto. Se você chegou à exportação com um filtro ativo na lista de contatos, só os contatos filtrados entram no arquivo. Confira o campo Filtro no topo da janela antes de exportar: ou ele diz Nenhum filtro aplicado, e vai a base inteira, ou mostra o filtro em vigor. Para exportar tudo mesmo assim, clique em Limpar filtro.
Em CRM > Contatos, clique em Exportar contatos, no canto superior direito. Se for exportar só uma parte da base, aplique o filtro antes de abrir a janela.
A janela mostra as três etapas numeradas no topo — escolher o formato, aguardar o processamento e baixar o arquivo. São quatro formatos, e o botão Exportar só habilita depois da escolha.
| Formato | O que você recebe |
|---|---|
| Google Sheets | A planilha abre no navegador. Nada é baixado para o computador. |
| Excel | Arquivo .xls para download. |
| Arquivo .pdf para download. | |
| CSV | Arquivo .csv para download. |
O andamento aparece em porcentagem e o tempo depende do tamanho da base — dá para interromper em Cancelar. Ao terminar, a janela mostra Exportação concluída! com o botão Abrir planilha, no caso do Google Sheets, ou Baixar arquivo, nos outros três formatos.
O arquivo exportado é uma base de dados pessoais. Nomes, telefones e e-mails dos seus clientes saem da plataforma e passam a viver no computador de quem exportou, fora de qualquer controle de acesso. Trate esse arquivo com o mesmo cuidado que trata a base original.
